¿Qué es la factura electrónica?

La facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados cualificados, con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel.

El proceso de facturación es un proceso importante para cualquier empresa, una relación basada en documentos en formato papel que para ser generados y procesados precisan del empleo de grandes cantidades de recursos y para los que las empresas se ven obligadas a realizar muchas tareas de forma manual. Un buen proceso administrativo de estos documentos tiene como consecuencia no sólo un buen control de compras y ventas, sino el cumplimiento de las obligaciones tributarias de cada empresa.

Sin embargo, todo ello resulta más complicado en un proceso basado en papeles y que requiere la intervención manual.

Las denominaciones “factura electrónica”, “factura telemática” y “factura digital” son equivalentes, si bien la denominación utilizada  en la normativa es “remisión electrónica” o “remisión por medios electrónicos” de factura.

Aclarado esto, podemos definir la Factura Electrónica como el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel.

¿Qué ventajas aporta el uso de Factura Electrónica?

Entre las muchas ventajas de la facturación electrónica se encuentran:

• Ahorro de costes.
  
• Mejora de la eficiencia.
  
• Integración con las aplicaciones de gestión internas de la empresa.
  
• Optimización de la tesorería.
  
• Obtención de información en tiempo real.
  
• Reducción de tiempos de gestión.
  
• Agilidad en la toma de decisiones.
  
• Administración y contabilidad automatizadas.
  
• Disminución de costes de los documentos en papel.
  
• Control de acciones erróneas.
  
• Uso eficaz de los recursos financieros.
  
• Flujos de transacciones agilizados.
  
• En el futuro cercano será obligatorio para la facturación a las Administraciones Públicas. Concretamente, el 1 de agosto de 2009 para las sociedades que no puedan presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada, y el 1 de octubre de 2010 para todas las demás empresas.
  

¿Qué base legal regula la Factura Electrónica?

Las principales normas sobre Factura Electrónica se recogen en:

ORDEN PRE/2971/2007, de 5 de octubre, (BOE 15-10-2007) sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares.

ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

¿Cómo puedo aprender a emitir facturas electrónicas?

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